Cuando pensamos en una oficina de farmacia solemos verla como un establecimiento sanitario, pero no se nos puede olvidar que también es una empresa, y, como tal, debe establecer los procesos internos y la organización adecuada para su correcto funcionamiento. Si el farmacéutico gestiona su farmacia organizándola como una pequeña empresa, verá resultados positivos en la optimización de procesos. Además, este tipo de organización reduce la carga de trabajo que soporta el farmacéutico titular, ya que cada empleado se hace cargo de sus propias funciones.
¿Cómo organizar una farmacia?
Para crear una organización eficiente de la farmacia debemos plantear la gestión por departamentos en los que haya un responsable que elabore protocolos que estandaricen los procesos. Normalmente hay tareas básicas que aunque se asignen a personal destinado a ello de manera concreta, como es por ejemplo la limpieza general de la farmacia, debe ser también responsabilidad de todo el personal, mantener limpio y ordenado todo el espacio de venta y el almacén ya que es un aspecto fundamental primero para atraer al cliente y por supuesto también para que el equipo esté cómodo facilitando el resto de las labores de todos los colaboradores.
Lo más importante para una gestión interna enfocada a una dirección por objetivos con las que hacer partícipes a todos los miembros del equipo es el reparto de funciones definiéndolas dentro de las cuatro áreas más importantes de la oficina de farmacia. La dirección de la gestión interna es una labor gerencial que normalmente asume el titular de la farmacia aunque puede derivar alguna función más básica y no tan estratégica a alguno de sus empleados, que ejerza de gerente. El encargado de este departamento se debe encargar:
- de las facturas, pagos y trámites con la administración
- gestiones con los proveedores
- la organización del personal, en el horario más adecuado estudiando las fluctuaciones de los clientes con el fin de distribuir al personal en el horario y repartir las vacaciones para que la farmacia esté atendida
- reparto de funciones y designación de responsables de categoría.
Estructura interna de una farmacia
Los departamentos en los que se puede distribuir la farmacia son:
- Farmacia: Este departamento es el encargado del control en la adquisición, conservación, custodia y dispensación de medicamentos y productos sanitarios, pero además se encarga de la gestión de la receta y libros oficiales y la elaboración de fórmulas magistrales y preparados oficinales. Por este motivo debe encargarse de tener al personal formado para que pueda aportar una correcta información del medicamento con unos buenos protocolos de actuación en la atención farmacéutica para llevar a cabo un excelente seguimiento de los tratamientos farmacológicos, entre otras funciones relacionadas con la prevención y promoción de la salud.
- Almacén: En este departamento es donde está la verdadera rentabilidad de la empresa y su gestión es fundamental. Desde aquí es importante un control den la gestión del stock, de las caducidades y, por lo tanto, de la rotación del surtido y para ellos es fundamental la categorización del mismo. Mantener el orden y la organización del almacén, asegurando que el inventario se encuentra en el lugar correcto incluso definiendo ubicaciones (cajonera, estante, mostrador, almacén…) facilitará el trabajo a la hora de dispensar.
- Compras: El responsable se encargará de analizar los desabastecimientos de la farmacia, el nivel de servicio y la previsión de compras, planificando los pedidos y reposiciones en función de la fecha de pago. De esta forma nos anteponemos a los delegados y creamos una planificación anual de pedidos.
- Ventas: Organizar el espacio de venta y su distribución por categorías, coordinando a los responsables de las distintas categorías, disponiendo los productos de categorías complementarias próximos entre sí para favorecer la venta cruzada. Este departamento será el encargado de protocolizar el proceso de venta incluyendo la venta cruzada o por consejo.
Además, recomendamos a la hora de organizar una farmacia tener en cuenta algunas consideraciones importantes:
- Definir para poder planificar, qué es lo urgente y qué es lo importante: clasificando en una tabla las tareas diarias, semanales y mensuales de la farmacia y estableciendo los responsables de cada una.
- Establecer límites de tiempo a cada tarea y seguimiento de las mismas: Con esto evitaremos que se produzcan acumulaciones de trabajo o que algunos procesos queden sin finalizar. Cuando se haya distribuido entre el personal las distintas tareas y cada uno sepa cuál es su responsabilidad directa habrá que crear los protocolos cuanto antes para que todos los conozcan y se lleven a cabo.
- Trabajar la gestión por categorías en los distintos niveles de la organización de la farmacia, facilitará el desarrollo de los distintos departamentos facilitadas sus funciones.
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