Una de las prácticas fundamentales de la gestión y el rendimiento óptimo de la farmacia es hacer el inventario, es decir, cuidar y controlar las existencias físicas del surtido general de productos para garantizar, primero, que estén siempre disponibles para los clientes y segundo, para mejorar la rentabilidad del negocio jugando con la oferta y la demanda, ajustando en consecuencia el inventario.
Para ello hay que hacer un análisis exhaustivo de rotación de referencias, extrayendo información acerca de los productos que menos y más se vendan en un tiempo estimado de 6 meses, para definir acciones y mejorar los resultados. Además, hay que reducir caducidades, faltas y existencias paradas, para no perder rentabilidad en el negocio, que al final es el objetivo último de la farmacia. El inventario o stock ideal de la farmacia no debe encontrarse fuera del rango entre el 8 y el 12% de la facturación anual de esta.
Existen varios tipos de inventario que habitualmente se utilizan en farmacia, todos son realmente válidos y pueden ayudar de manera eficaz a mejorar la gestión del negocio, se debería elegir aquel que se adapte mejor a las circunstancias y a los tiempos de la farmacia. Algunos puntos vitales a tener en cuenta en cualquiera de ellos son la rotación (relación entre los productos vendidos y los productos estocados), los costes de almacenamiento, la estacionalidad (variaciones de demanda a lo largo del año en función de la estación y la temporada) y la caducidad.
La farmacia es un establecimiento que maneja muchas referencias y un stock bastante grande que está vivo y en constante variación debido a la recepción continua de pedidos que hay que compaginar con la atención a los clientes, lo que nos puede llevar a cometer errores.
Hay que tener en cuenta además no quedarse sin existencias de aquellos productos que se han negociado bien con laboratorios, ya que pedir esas existencias a cualquier otro proveedor conllevará perder gran parte del margen, además del valor del tiempo perdido. También es importante no comprar siempre directamente al laboratorio, ya que normalmente a mayor importe de pedido se mejoran las condiciones pero se reduce de forma notoria la rotación.
Tipos de inventario en farmacia
Por tipos de referencias o categorías:
Inventario de medicamentos
El más importante de todos, ya que los medicamentos tienen una vida útil limitada, lo que significa que es esencial controlar su caducidad para evitar las correspondientes pérdidas económica y la falta de existencias. La única manera razonable de controlar esta gestión de stock de medicamentos en farmacia es realizar una evaluación diaria del inventario para evitar la falta de existencias de medicamentos básicos del día a día. Muy importante es tener en cuenta la estacionalidad de algunos de los productos, que se solicitan en determinadas épocas del año ya que aportan ingresos seguros y la satisfacción del cliente al tener a su disposición lo que necesita.
Inventario de dispositivos médicos
El inventario de dispositivos médicos (termómetros, tensiómetros, etc.) es de importancia para cualquier farmacia, ya que como tienen una vida útil limitada, es muy importante controlar su caducidad y las ventas para ajustar el stock a la realidad y garantizar su disponibilidad cuando los clientes los necesitan.
Inventario de productos de cuidado personal
Controlar la caducidad de estos productos es importante para evitar su pérdida y garantizar la satisfacción del cliente al tenerlos siempre disponibles en el momento que se demandan.
Inventario de productos de venta libre- parafarmacia
Igual de importantes son las vitaminas, suplementos dietéticos, especialidades OTC, entre otros. que deben ser incluidos en el análisis y control del stock en una farmacia.
Por tiempos:
Como mínimo una vez al año se debe realizar un control físico del stock y un análisis del consumo /ventas para el ajuste de los pedidos. Es un trabajo a veces algo tedioso, pero el resultado merece la pena.
Inventario periódico: es el que se realiza 1 ó 2 veces al año, teniendo en cuenta el número de referencias que se trabaja en la farmacia, el personal implicado y el tiempo de realización.
Inventario rotativo: es el que se lleva a cabo semanalmente, centrándose en una zona en concreto. De esta manera se puede evitar dedicar tanto tiempo al inventario periódico ya que el control es más continuo, permite conocer errores en zonas de peligro de exposición por sustracción o zonas de alta rotación.
Inventario permanente: Es el que se realiza diariamente con la llegada de los pedidos. Si se hace con cuidado y no como una rutina, se pueden evitar errores. Permite tener un conocimiento y control del stock en todo momento a nivel informático.
¿Cómo hacer un inventario en la farmacia?
Cada farmacéutico tiene su propia manera de realizar el inventario y sus hábitos particulares. Lo idóneo es realizarlo a puerta cerrada, pero si se realiza a puerta abierta es preferible que se realice en periodos vacacionales o en horas de menos afluencia de clientes para evitar las posibles distracciones y los movimientos de stock durante el mismo.
¿Qué incidentes se pueden encontrar y cómo solucionarlos?
Al realizar el inventario de la farmacia podemos encontrarnos con incidentes frecuentes, como las sustracciones o robos, que provocarán una mayor atención a los movimientos del cliente y el análisis de las zonas más susceptibles de sustracción para modificar rutinas de exposición o buscar posibles puntos ciegos que cubrir. Otras incidencias que nos podemos encontrar son las variaciones de stock que pueden ser positivas o negativas y requieren la revisión de las entradas y salidas de stock, albaranes, posibles descuadres de caja, etc…
Como el stock no es estático, sino que depende directamente de la tendencia de las compras y las ventas, es muy importante ser muy constante en la gestión de stock y analizar de manera permanente caducidades, faltas, rotación, margen y excedente de stock, y tener en cuenta estos factores siempre antes de comprar y vender. Con la ayuda de herramientas que ofrecen los programas de gestión de oficina de farmacia se puede optimizar mucho el tiempo y la gestión de una oficina de farmacia en cuanto a inventario se refiere, de manera sencilla y práctica.
