Gestión de pedidos en la farmacia
Las compras junto a las ventas son pilares fundamentales de la oficina de farmacia. Por ello, se deben construir de manera conjunta poniendo en el centro al cliente. El titular de farmacia ha de establecer una política propia tanto en la gestión interna de aprovisionamiento (compras) como en la atención al paciente (ventas). De modo que hay que buscar siempre un equilibrio entre el buen servicio y la optimización de costes. Este último no puede llegar a afectar al trato al cliente, que debe ser ante todo profesional y personalizado al máximo. Y debe suponer una respuesta inmediata consecuencia de una escucha activa que se adapte a las necesidades del paciente. Lo que sin duda va a influir directamente en la calidad de servicio aportado.
No gestionar bien las compras puede traer consigo la pérdida y el descontento del cliente. Debemos tener en cuenta que existen varias farmacias alrededor de nuestro establecimiento por lo que, si una persona no encuentra el producto deseado en el momento, se pierden oportunidades de negocio, puesto que por lo general es bastante fácil dirigirse a otra farmacia. Pero si además, esta situación se repite a menudo, los clientes, por comodidad, acudirán directamente a la oficina de farmacia más surtida y perderán la confianza en nuestro establecimiento.
También desde el punto de vista económico, comprar en exceso reduce el beneficio porque aumentan las posibilidades de quedarnos con un stock que por no ser vendido, queda inmovilizado. Y que además puede llegar a caducar por no tener salida. Esto genera en la tesorería de la farmacia un coste financiero importante, sobre todo por tener que asumir penalizaciones sobrevenidas por devolución de género.
Tipos de pedidos en una farmacia
Desde el inicio de los tiempos la farmacia ha tenido dos sistemas principales para surtir su almacén y dar respuesta a las necesidades de su paciente, es decir dos tipos de pedidos:
- Compra directa de medicamentos y productos de parafarmacia a sus proveedores o laboratorios principales en una compra única. Ésta debe legar a una cantidad mínima para considerarse pedido de reposición directa. En ellos se negocia una mejor condición comercial y un mayor plazo de pago. Lo que implica un solo envío de las cantidades solicitadas de producto al laboratorio que las produce mayores. Buscando una mejor rotación normalmente hay que ajustar la propuesta de pedido en cuanto a número de unidades por estadística a la fecha del pago para que cuando se pague ese surtido haya salido del almacén.
- Compra a mayorista: la compra de productos a través de estos por distribuidoras farmacéuticas de cooperativas o de sociedades es diaria y llega a la farmacia que dispone mínimamente de uno o dos servicios al día a las pocas horas de la emisión del pedido. Este tipo de compras se usan para reponer las referencias vendidas en el día con una condición que se pacta con el distribuidor medianamente buena. Aunque desde luego no es la que se obtiene cuando la compra se hace de forma directa. Aun no siendo la mejor condición comercial la compra a través de mayorista es interesante porque sirve al titular para reponer las referencias que no se venden diaria o semanalmente, por lo que no compensa su almacenamiento ni el hacer acopio de grandes cantidades por un mayor descuento.
¿Cómo se hacen los pedidos?
Teniendo todo esto en cuenta, el gerente de la farmacia verá las estadísticas de venta de cada una de las referencias de su inventario y en función de su rotación diversificará la forma de hacer pedidos. Los productos que se pueden conseguir comprando de forma directa en más cantidad y por tanto con mejor condición de compra por descuento y forma de pago y los que no es interesante tener estocados y que buscando una mayor rotación se tienen que incorporar a su almacén aquellas unidades sueltas necesarias para dar respuesta y servicio al cliente puntualmente, que por lo tanto se compran a través de mayorista.
- Pedidos transfer: Hoy por hoy la previsión de compra siendo compleja porque depende en mucho de la prescripción médica con formación puede resultar más sencilla que antaño. Esto es así porque la competencia y la política de precios ha agudizado el ingenio y ha traído consigo diferentes sistemas para hacer una compra más racional, con los que la farmacia no incremente su almacén sin necesidad. Este es el caso de los pedidos transfer, con los que la farmacia adquiere un surtido con condiciones comerciales intermedias entre el laboratorio y el mayorista. Se negocian éstas directamente con el laboratorio quien, haciendo uso de la logística del almacén, sirve el pedido con un coste que asume la farmacia. A veces estos pedidos pueden dividirse para que no lleguen enteros a la farmacia y es el almacén quien custodia la mercancía adquirida por la farmacia, quien puede ir reponiendo a diario evitando su almacenaje hasta una fecha límite en la que lo no repuesto llega a la farmacia. Con ello se consiguen lotes y fechas de caducidad actualizadas.
- Esto se conoce como transfer diferido y tiene un coste mayor que un transfer tradicional. Se suele usar para artículos de gran volumen como pañales y alimentación infantil aunque es posible utilizarlo para cualquier tipo de producto.
Otras opciones…
- Otra opción es hacer la compra a un laboratorio entre varias farmacias, pero este tipo de pedidos solo es operativo para ciertos laboratorios a quienes no les importa vender a grupos de farmacias. Este sistema al igual que en el transfer diferido. Es decir, el almacén mayorista actuando como plataforma logística recibe una propuesta de pedido a un laboratorio desde una farmacia “benefactora” para más tarde repartir ese surtido por referencia en la cantidad demandada por las farmacias que configuran la agrupación facturando a cada una su parte con un coste añadido que asume cada una.
- También surgen grupos de compras de parafarmacia con las que la farmacia nuevamente y utilizando como plataforma logística al mayorista puede acceder a un surtido más amplio y con mejor precio. Eso sin intermedio entre el ofrecido por el almacén y el laboratorio.
En definitiva, la forma de comprar en la farmacia se ha ido adaptando a la demanda del cliente y sus exigencias procurando mejorar su surtido y su capacidad de compra y negociación. Todo ello para poder competir en precio y soluciones con farmacias de la competencia, el retail y el comercio online. Por supuesto con el fin de ofrecer el mejor surtido posible al consumidor.
