Al departamento de consultoría de Asefarma llegan infinitas cuestiones relacionadas con el stock y la gestión del inventario por parte de un gran número de titulares de todos los rincones de España. Pero hay una en concreto que nos cuesta mucho más contestar y sobre todo que luego se lleve correctamente a la práctica: ¿cuántos medicamentos en stock requiere tener una farmacia?
Stock de medicamentos según la rentabilidad
En primer lugar, una premisa que tenemos en cuenta al visitar y analizar una farmacia es que tenemos que buscar su rentabilidad. Es decir, el beneficio que obtiene de la gestión de su empresa sanitaria. La creencia general es que las ventas son las que marcan este rendimiento, pero muy al contrario la gestión de compras y de almacén son partes fundamentales del mismo.
El negocio de una farmacia española se sustenta en la venta a un “cliente” principal: la seguridad social. Entre el 90% y el 70% de la facturación de las mismas se produce debida a la venta de medicamentos, que están supeditado a un escandallo que establece márgenes fijos y estrechos para la farmacia y el almacén distribuidor desde el PVL al PVP oficial. Esto confiere poca maniobra de mejora al titular con respecto a las compras de éticos, independientemente de lo que pueda mejorar su margen total en las compras del 10% -30% de la venta libre de parafarmacia.
¿Cómo optimizar los márgenes?
Para optimizar los márgenes de los medicamentos está el mercado de los genéricos. Y al igual que se hace en determinadas familias de parafarmacia, existe la posibilidad de una negociación directa con el laboratorio de las condiciones de compra. Y, por tanto, del margen u optar por compras más importantes utilizando el club de genéricos que ofrece cada distribuidora. Esto permitirá mejorar en parte las condiciones de compra en la compra diaria aumentando algo más el margen de la ecuación.
Pero, ¿hasta cuánto ha de comprometerse la farmacia, aumentando sin sentido las compras en busca de una mejor condición comercial?
Tan importante como el margen es la rotación de cada referencia, por eso es interesante en ocasiones sacrificar margen con tal de no acumular en exceso referencias fuera de la fecha de pago, que disminuyen el beneficio. Hay que comprar teniendo muy en cuenta la fecha de pago para evitar que se acumulen en el almacén un tiempo superior al periodo estipulado para el pago.
Éste es el stock que debe tener una farmacia
En lo que se refiere a cuántos medicamentos se ha de tener en una farmacia, se tiene que valorar el número de veces que se ha vendido el stock medio de éstos en la farmacia en un año. El objetivo principal del titular gerente debe ser reducir al mínimo posible los niveles de inventario asegurando siempre la calidad del servicio, para en definitiva evitar las faltas.
Además, hay que intentar que en el almacén no haya ningún stock de medicamento para vender con un plazo superior a 60 días pues la farmacia sufre a veces cambios en la prescripción o la reducción de los precios de referencia, que suponen la causa directa de que se ralentice su salida o la inmovilización de determinadas referencias en el almacén.
Por eso es importante a la hora de valorar qué surtido tener, trabajar en el almacén clasificando los medicamentos por principio activo. Además, incluyendo las marcas – lo que requiere un profundo conocimiento del vademécum – colocándolo de esta forma en cajonera y en las estanterías del almacén. Ya que colocar la totalidad de referencias de éticos por orden alfabético no tendrá la misma utilidad.
Prescripción por principio activo para gestionar el stock de la farmacia
Asimismo, si el equipo de la farmacia localiza una prescripción por principio activo, podrá limitar el número de marcas y de referencias para un mismo principio activo lo máximo posible en base a las prescripciones que suelen salir durante la dispensación. Esto es así ya que el farmacéutico tiene la suficiente capacidad y conocimiento como para poder cambiar un producto por otro si son equivalentes en cuanto a composición y forma farmacéutica.
Una vez hecho esto, la farmacia debe estudiar qué artículos hay de stock sobrante y de cuáles puede prescindir, para reducir las referencias equivalentes a no más de tres optando siempre por las que les ofrezca mayor calidad cualitativa según los estándares de calidad que exige la dispensación farmacéutica y mayor calidad cuantitativa teniendo en cuenta las condiciones de compra más beneficiosas. La mejor forma de medir y marcar un objetivo realista al movimiento de una referencia, es utilizar el coeficiente de rotación anual (CR), que para el medicamento debe estar entre 12 y 14.
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